GESTIÓN DE LA COLECCIÓN: ORGANIZACIÓN DE LOS DEPÓSITOS. RECONOCIMIENTO DEL ESTADO DE LA COLECCIÓN. MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CORRECCIÓN DE AGENTES DEGRADANTES DE LA COLECCIÓN.
I. INTRODUCCIÓN
La COLECCIÓN de una biblioteca, entendida hoy como la suma de todos los fondos ubicados físicamente en ella más todos aquellos accesibles por medios externos, informáticos y telemáticos, es su bien más preciado. Por eso, su desarrollo, mantenimiento y recuperación exigen la puesta en práctica de una serie de operaciones técnicas concatenadas y encuadran dentro de un proceso amplio y globalizador denominado gestión de la colección.
En concreto, las tareas bibliotecarias clave de la CADENA DE GESTIÓN DE LA COLECCIÓN son:
a) SELECCIÓN y ADQUSICIÓN.
b) REGISTRO y SELLADO.
c) ANÁLISIS DOCUMENTAL, generalmente compuesto por cuatro operaciones: descripción bibliográfica, clasificación, indización y condensación o resumen.
d) ORDENACIÓN.
e) CONSERVACIÓN, resultado de la preservación y la restauración.
f) EXPURGO o selección negativa.
g) EVALUACIÓN, que debe estar presente en todas las fases del proceso, para reconocer posibles fallos y subsanarlos a tiempo. Todas ellas deben responder, además, a una labor de planificación previa, materializada en un programa, bien pensado y temporalizado, que refleje las políticas de gestión y desarrollo de colecciones más apropiadas para cada biblioteca. El tema que nos ocupa demanda nuestra atención hacia las últimas tareas enumeradas, particularmente hacia las de ordenación y conservación.
II. ORDENACIÓN DE FONDOS Y DEPÓSITOS
Para la ordenación de fondos, se valoran diversos factores, como el tipo de biblioteca del que se trata, el tamaño de la colección con relación al espacio disponible, los centros de interés de los usuarios, etc. Junto a estos aspectos, la adopción final de un sistema u otro depende, en gran medida, de si dichos fondos son de libre acceso o de depósito. Por eso, las tres modalidades de ordenación más habituales son:
• SISTEMÁTICA. Conlleva la ordenación de los fondos conforme a un sistema de clasificación bibliográfico previamente establecido, gracias a cual los materiales se mantienen unidos según su contenido y la organización del conocimiento coincide con la organización física de la biblioteca. Es el sistema más utilizado en las bibliotecas de libre acceso, donde la herramienta de clasificación elegida suele ser la CDU (Clasificación Decimal Universal). El número clasificatorio extraído para la ordenación se plasma en la signatura topográfica, situada en el lomo de los documentos, junto con dos pequeños bloques alfabéticos distintivos. Estos, salvo excepciones, reflejan las tres primeras letras del nombre del autor (en mayúsculas y tal y como éste encabezaría en catalogación) y las tres primeras letras del título (en minúscula y obviando posibles artículos). Las mayores ventajas de la ordenación sistemática se derivan de la facilidad con la que pueden localizarse los fondos, pues el acceso a ellos es directo y no requiere la presencia de mediador alguno. Sus principales desventajas radican en la necesidad de espacio y en la mezcla de fondos activos e inactivos. Según Carrión Gútiez, éste es el sistema más adecuado para bibliotecas no centradas en funciones eminentemente conservadoras o de depósito, sin perjuicio de que también pueda ser utilizado en ellas.
• POR NÚMERO CURRENS. La ordenación, en este caso, se realiza siguiendo una secuencia correlativa de números, que, en su aplicación más pura, coincide con los números de registro. De esta forma, los materiales se van colocando según su orden de llegada. Se observa, sobre todo, en bibliotecas con gran cantidad de documentos en depósitos cerrados. Entre sus ventajas, este sistema facilita el recuento de fondos y la localización rápida de novedades. Sus mayores inconvenientes tienen que ver con la recuperación temática, ya que los documentos se entremezclan independientemente de su materia, y con el espacio, pues es una modalidad que exige depósitos amplios. Precisamente por eso, este tipo de ordenación suele complementarse con otros, que atienden al formato, soporte o tamaño de los materiales. Desde el punto de vista del usuario, se obtiene un acceso indirecto al documento, al requerir la mediación de un bibliotecario. A pesar de resultar algo lento para el lector y de consumir mucho tiempo y esfuerzo profesional, es el sistema más conveniente para fondos valiosos o delicados, por sus garantías de preservación.
• POR GRUPOS, según las necesidades de la institución o de los usuarios. Por ejemplo, ordenación según las unidades físicas del depósito, ordenación según temas de interés, ordenación por niveles académicos en bibliotecas escolares o universitarias, etc.
III. RECONOCIMIENTO DEL ESTADO DE LA COLECCIÓN
El control de la colección, en todas sus fases, es también un requisito indispensable para el buen funcionamiento de una biblioteca. Por eso, es preciso realizar un amplio seguimiento, mediante estudios y análisis estadísticos, que permitan constatar si la colección satisface a los usuarios, si existen lagunas temáticas, si es necesario adquirir o dar de baja ciertos materiales, etc.
Para evaluar el grado de pertinencia y éxito de una colección es recomendable compararla con los fondos recogidos en bibliografías y repertorios especializados o con los fondos de otras bibliotecas de características similares.
La cooperación bibliotecaria también puede ayudar a establecer planes de evaluación normalizados. A pesar de las propuestas presentadas hasta la fecha, ninguna ha obtenido aún el consenso suficiente como para ser considerada estándar. Entre ellas, no obstante, cabría destacar el programa CONSPECTUS, destinado a valorar, a través de un cuestionario, la cobertura de materias y lenguas en las colecciones. Existen, además, dos actividades esenciales para controlar y evaluar periódicamente el estado de la colección:
1. La realización de RECUENTOS E INVENTARIOS, con la ayuda del correspondiente catálogo topográfico, para detectar colocaciones incorrectas así como posibles pérdidas o daños documentales. Según el Reglamento vigente de BPE (RD 852/1989), los recuentos han de llevarse a cabo al menos una vez cada cinco años, y cada año, cuando se trate de fondos especiales (bienes de interés cultural).
2. El EXPURGO o selección negativa de determinados materiales deteriorados, anticuados o carentes de uso, que deban ser relegados del fondo habitual de consulta para dar cabida a otros nuevos, difícilmente detectables sin una adecuada supervisión del estado de la colección.
IV. MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CORRECCIÓN DE AGENTES DEGRADANTES DE LA COLECCIÓN
Todo centro bibliotecario debe considerar la planificación de un programa de prevención y corrección de agentes degradantes de la colección como una de sus prioridades básicas. Éste debe tener muy presentes dos operaciones, bien diferenciadas, pero complementarias, que garantizan la consecución de una buena labor de CONSERVACIÓN:
PRESERVACIÓN, que se dirige a proteger el fondo y comprende todo tipo de medidas tendentes a evitar su deterioro. Son siempre acciones preventivas.
RESTAURACIÓN, que consiste en la aplicación directa de técnicas para reparar los daños producidos en los materiales por el uso, el paso del tiempo u otros agentes degradantes. Se aplica, individualmente, sobre aquellos documentos que lo requieran. En la medida de lo posible, las políticas de conservación bibliotecaria deben estar basadas en unas buenas medidas de preservación, para así reducir al máximo la necesidad de recurrir a restauraciones posteriores. Veamos ambas prácticas con mayor detenimiento:
A) CAUSAS DEL DETERIORO Y MEDIDAS DE PRESERVACIÓN DE FONDOS Los factores que intervienen en el deterioro de los documentos pueden ser:
INTERNOS O INTRÍNSECOS, es decir, aquellos congénitos, que acompañan a los soportes y sustentados desde su nacimiento: tipo de papel, tinta, resistencia del formato, etc.
EXTERNOS O EXTRÍNSECOS, es decir, aquellos derivados de la manipulación y del entorno que les rodea. Estos pueden ser:
• Ambientales, provocados por el grado de humedad, temperatura, iluminación, contaminación atmosférica, suciedad, etc. al que estén expuestos.
• Biológicos, causados por microorganismos (bacterias y hongos), insectos o roedores.
• Circunstanciales, consecuencia de accidentes o catástrofes como terremotos, incendios, inundaciones, etc.
• Humanos, fruto del desgaste por el uso y de factores sociales como robos, vandalismo, guerras, traslados, etc.
Ante estos riesgos, resulta imprescindible aplicar medidas protectoras, acordes a las necesidades particulares de cada biblioteca. Para su planificación, es conveniente recurrir a la cooperación y a la consulta de pautas y sistemas establecidos por organismos nacionales e internacionales competentes (planes de conservación de la BNE, norma ISO 11799:2003 sobre el almacenamiento de los materiales bibliotecarios, etc.
La prevención del deterioro debe iniciarse ya desde la construcción o adaptación del edificio, mediante la distribución idónea de espacios y orientaciones, la elección correcta del mobiliario y el equipamiento o el uso de materiales ignífugos, inoxidables, antibiliófagos y aislantes. Sobre esta base, los principales esfuerzos preservadores han de dirigirse a controlar los siguientes aspectos:
- Iluminación. Para evitar que el sol incida directamente sobre los materiales, las estanterías tienden a colocarse de manera perpendicular a las ventanas. En cuanto a la luz artificial, se aconseja el uso de alógenos con filtro, que infieren menos calor. En los depósitos, no es recomendable sobrepasar los 50 lux.
- Creación de un microclima, con el fin de regular la temperatura, humedad, acidez, ventilación e incluso contaminación. Aunque existen parámetros específicos para cada tipo de material, la temperatura ideal para los libros suele oscilar entre los 16º C y 21º C y la humedad relativa entre el 40% y 60%. Para lograr este microclima, es vital contar con buenos sistemas de calefacción, aire acondicionado, filtros, humidificadores, etc. y con aparatos que permitan medir los valores supervisados, como termómetros o higrómetros.
- Limpieza y revisiones periódicas, determinantes para reducir la acción nociva del polvo en los materiales y detectar posibles problemas en las instalaciones.
- Prevención contra plagas y agentes bacteriológicos, que, además de depender de la higiene y del cumplimiento de los puntos anteriores, puede conseguirse a través de tratamientos antisépticos a base de desinfectantes aplicados por expertos.
- Fuego e inundaciones, cuyos efectos devastadores sólo pueden paliarse mediante sistemas apropiados de detección y apagado de incendios (extinción con polvo seco o nieve carbónica) así como mediante sistemas estratégicos de desalojo de agua.
- Robos y usos indebidos del hombre, que pueden evitarse con sistemas antihurto eficaces, una mayor vigilancia y, sobre todo, velando por el debido cumplimiento de los reglamentos internos y externos.
Hoy en día, además, han cobrado especial importancia las iniciativas de preservación digital (refreshing y técnicas de emulación) como medio para garantizar el mantenimiento y acceso a los contenidos de forma electrónica, aunque estas nuevas vías de conservación también plantean sus propios problemas, derivados de la obsolescencia del software lector.
B) ACTIVIDADES REPARADORAS
La restauración tiene por objeto devolver a los documentos deteriorados sus características visuales y funcionales originales y, con ello, prolongar su uso. La elección del tratamiento depende de la naturaleza e importancia de la obra. Así:
La reparación de ejemplares especialmente valiosos o de difícil reposición debe dejarse en manos de especialistas altamente cualificados, pues son los más indicados para valorar los daños, establecer un diagnóstico y comenzar un proceso largo, que puede conllevar fases de documentación, desinfección, blanqueo, neutralización, secado y alisado, reintegración, encuadernación, etc. Su labor suele finalizar con la realización de un informe.
Las restauraciones de menor importancia pueden encomendarse, en cambio, a bibliotecarios con formación en la materia, ya que existe un nutrido grupo de actividades reparadoras que pueden ser confiadas a ellos. Sus procedimientos correctores deben constituir una especie de “primeros auxilios”, para evitar males mayores y devolver a los materiales la posibilidad de ser usados. En cualquier caso, deben alejarse a toda costa de “restauraciones caseras”, como el pegado de hojas con celo, pues esto, a la larga, ocasiona más daños que beneficios.
V. CONCLUSIÓN
En definitiva, las tareas de ORDENACIÓN y CONSERVACIÓN, así como su correspondiente supervisión y control, son pilares básicos en la estructura funcional de una biblioteca. Como he aludido, la ORDENACIÓN en los grandes depósitos puede realizarse por número currens, mientras que, en las zonas de libre acceso, es preferible seguir los criterios de un sistema de clasificación.
En cuanto a la CONSERVACIÓN, puede concluirse que se sustenta en dos operaciones fundamentales: la preservación, orientada hacia el futuro, y la restauración, consecuencia del pasado. Sin duda, es necesario tomar conciencia de la importancia de mantener correctamente los fondos, ya que sólo mediante su protección frente al deterioro, daño o abandono, podremos lograr que nuestro legado cultural perdure y trascienda a las generaciones venideras.
ESQUEMA
GESTIÓN DE LA COLECCIÓN: ORGANIZACIÓN DE LOS DEPÓSITOS. RECONOCIMIENTO DEL ESTADO DE LA COLECCIÓN. MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CORRECCIÓN DE AGENTES DEGRADANTES DE LA COLECCIÓN.
I. INTRODUCCIÓN
II. ORDENACIÓN DE LA COLECCIÓN Y SUS DEPÓSITOS
III. RECONOCIMIENTO DEL ESTADO DE LA COLECCIÓN
IV. MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CORRECCIÓN DE AGENTES DEGRADANTES DE LA COLECCIÓN
CAUSAS DEL DETERIORO Y MEDIDAS DE PRESERVACIÓN ACTIVIDADES REPARADORAS
V. CONLUSIÓN
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